Akuntansi Manajemen

SISTEM PEMROSESAN DATA DALAM PERUSAHAAN

(AKUNTANSI MANAJEMEN)

A. Definisi Sistem

Ada beberapa definisi tentang sistem yang dikemukakan oleh banyak pakar. Beberapa di antaranya adalah sebagai berikut:

Mascove dan Simkin (1994) mendefinisikan sistem sebagai berikut: A system is a set of interdependent parts that together accomplish spesific objective. A system must have organization, interrelationships, integration, and central objectives.

Wilkinson (1993) mendefiniskan sistem sebagai berikut: A system is a complex entity or framework that is subject to one or more objectives, constrains, and controls; that is surrounded by an environment; that is composed of interdependeent subsystems; and that undergoes processes with inputs and outputs.

Barry E Chusing (1982) mendefinisikan sistem sebagai berikut: A system is an entity consisting of two or more interrelated components or subsystems that interact to achieve a goal.

Sehingga menurut ketiga definisi di atas, pengertian sistem adalah seperangkat bagian-bagian yang saling berhubungan erat satu dengan lainnya untuk mencapai tujuan secara bersama-sama.

B. Definisi Informasi

Ada perbedaan antara data dan informasi. Data adalah fakta statistik dalam bentuk kumpulan simbol yang tidak mengartikan sesuatu. Informasi adalah data yang telah tersaring, terorganisir, terealisasi, dan saling berhubungan sehingga berguna untuk mencapai tujuan organisasi. John F Nash (1989) memberikan pengertian data dan informasi sebagai berikut: Data are potentially useful but have no immediate value. Information, in the other hand, is a subset of data that is useful for some identifiable purposes. Information is extracted from the available data to meet a need.

Robert A, Leitch dan K. Roscoe Davis (1983) mendefinisikan data dan informasi sebagai berikut: Data are raw fact, such as transaction details from sales invoices. Information is communicated knowledge developed by matching and transforming data so that the output is a form that useful to the recipient.

Menurut definisi-definisi di atas, informasi adalah hasil pengolahan dari data yang digunakan untuk membantu pengambil keputusan. Agar informasi berguna dalam pengambilan keputusan, harus memiliki kriteria-kriteria sebagai berikut:

1. Relevan, suatu informasi mempunyai manfaat dalam pengambilan keputusan.

2. Akurat, ketepatan dan dapat diandalkannya suatu informasi.

3. Tepat waktu, informasi yang diperoleh terbaru dan mudah diperoleh.

4. Ringkas, informasi telah dikelompokkan sehingga tidak perlu diterangkan.

5. Jelas, tingkat informasi dapat di mengerti oleh penerima.

6. Dapat dikuantifikasi, tingkat informasi dapat dinyatakan dalam bentuk angka.

7. Konsisten, tingkat informasi dapat diperbandingkan.

C. Definisi Sistem Informasi

Barry E. Cusing (1983) mendefiniskan sistem informasi sebagai: An organized means of collecting, entering, and processing data, and of storing, managing, controlling, and reporting information so that an organization can achieve its objectives and goal.

Gelinas, Oram dan Wiggins (1990) mendefinisikan sistem informasi sebagai: A man made system that generally consists of an integrated set of computer-based and manual components establish to collect, store, and manage data, and to provide output information to users.

Sistem informasi, dari dua definisi di atas dapat ditarik garis besar sebagai integrasi suatu cara terorganisir (mengumpulkan, memasukkan, dan memroses data, mengendalikan, dan menghasilkan informasi dengan berbasis proses manual atau komputer untuk mencapai sasaran dan tujuan organisasi.

D. Manfaat dan Tujuan Sistem Informasi Akuntansi

Wilkinson (1993) mengemukakan berdasarkan definisi sistem informasi akuntansi maka tujuan dan manfaat sistem informasi akuntansi tersebut adalah sebagai pengolah transaksi (transaction processing) dan pengolah informasi (information processing).

1. Pemrosesan Transaksi

Transaksi memungkinkan perusahaan melakukan operasi, menyelenggarakan arsip dan catatan yang up to date, dan mencerminkan aktivitas organisasi. Transaksi akuntansi merupakan transaksi pertukaran yang mempunyai nilai ekonomis. Tipe transaksi dasar adalah: (1) Penjualan produk atau jasa, (2) Pembelian bahan baku, barang dagangan, jasa, dan aset tetap dari suplier, (3) Penerimaan kas, (4) Pengeluaran kas kepada suplier, (5) Pengeluaran kas gaji karyawan. Sebagai pengolah transaksi, sistem informasi akuntansi berperan mengatur dan mengoperasionalkan semua aktivitas transaksi perusahaan.

2. Pemrosesan Informasi

Tujuan kedua sistem informasi akuntansi adalah untuk menyediakan informasi yang diperlukan dalam pengambilan keputusan yang dilaksanakan oleh aktivitas yang disebut pemrosesan informasi. Sebagian dari keluaran yang diperlukan oleh pemroses informasi disediakan oleh sistem pemrosesan transaksi, seperti laporan keuangan dari sistem pemrosesan transaksi. Namun sebagian besar diperoleh dari sumber lain, baik dari dalam maupun dari luar perusahaan.

Pengguna utama pemrosesan transaksi adalah manajer perusahaan. Mereka mempunyai tanggung jawab pokok untuk mengambil keputusan yang berkenaan dengan perencanaan dan pengendalian operasi perusahaan. Pengguna output lainnya adalah para karyawan penting seperti akuntan, insinyur serta pihak luar seperti investor dan kreditor.

3. Pertimbangan Perancangan Sistem Pemrosesan

Konsep perancangan sistem seharusnya mencerminkan prinsip-prinsip perusahaan. Berikut ini dasar-dasar yang perlu diperhatikan dalam prioritas perancangan sistem menurut Wilkinson (1993):

a. Tujuan dalam perencanaan sistem dan usulan proyek seharusnya dicapai untuk menghasilkan kemajuan dan kemampuan sistem yang lebih besar.

b. Mempertimbangkan trade-off yang memadai antara manfaat dari tujuan perancangan sistem dengan biaya yang dikeluarkan.

c. Berfokus pada permintaan fungsional dari sistem.

d. Melayani berbagai macam tujuan.

e. Perancangan sistem memperhatikan keberadaan dari pengguna sistem (user).

Sedangkan Barry E. Cushing (1983) mengemukakan bahwa:

a. Kesesuaian desain sistem dengan tujuan sistem informasi dan organisasi.

b. Berdasarkan kelayakan ekonomis. Sistem memiliki net present value positif.

c. Kelayakan operasional, input dikumpulkan, dan output-nya dapat digunakan.

d. Kelayakan perilaku. Sistem berdampak pada kehidupan kualitas kerja users.

e. Kelayakan teknis, ketersediaan teknologi untuk mendukung sistem serta teknologi mudah diperoleh atau dikembangkan.

f. Disesuaikan dengan kebutuhan informasi users.

E. Fungsi Sistem Informasi Akuntansi

Setiap sistem informasi akuntansi melaksanakan lima fungsi utama, yaitu pengumpulan data, pemrosesan data, manajemen data, pengendalian data (termasuk security), dan penghasil informasi. Gambar berikut menunjukkan hubungan fungsi tersebut. Setiap fungsi terdiri atas beberapa langkah dan urutan langkah tersebut membentuk suatu prosedur.

Gambar Fungsi Sistem Informasi Akuntansi.

 

 

1. Pengumpulan Data

Fungsi pengumpulan data terdiri atas memasukkan data transaski melalui formulir, mensyahkan serta memeriksa data untuk memastikan ketepatan dan kelengkapannya. Jika data bersifat kuantitatif, data dihitung dahulu sebelum dicatat. Jika data jauh dari lokasi pemrosesan, maka data harus ditransmisikan lebih dahulu.

2. Pemrosesan Data

Pemrosesan data terdiri atas proses pengubahan input menjadi output. Fungsi pemrosesan data terdiri atas langkah-langkah sebagai berikut:

a. Pengklasifikasian data berdasar kategori yang telah ditetapkan.

b. Menyalin data ke dokumen atau media lain.

c. Mengurutkan, atau menysusn data menurut karaktersitiknya.

d. Mengelompokkan atau mengumpulkan transaski sejenis.

e. Menggabungkan atau mengkombinasikan dua atau lebih data atau arsip.

f. Melakukan penghitungan.

g. Peringkasan, atau penjumlahan data kuantitatif.

h. Membandingkan data dan mendapatkan persamaan atau perbedaan yang ada.

3. Manajemen Data

Fungsi manajemen data terdiri atas tiga tahap, yaitu: penyimpanan, pemutakhiran dan pemunculan kembali (retrieving). Tahap penyimpanan merupakan penempatan data dalam penyimpanan atau basis data yang disebut arsip. Pada tahap pemutakhiran, data yang tersimpan diperbaharui dan disesuaikan dengan peristiwa terbaru. Kemudian pada tahap retrieving, data yang tersimpan diakses dan diringkas kembali untuk diproses lebih lanjut atau untuk keperluan pembuatan laporan.

Manajemen data dan pemrosesan data mempunyai hubungan yang sangat erat. Tahap pengelompokkan data dan pengurutan data dari fungsi pemrosesan data, misalnya sering dilakukan sebagai pendahuluan sebelum dilakukan tahap pemutakhiran dalam fungsi manajemen data. Manajemen data dapat dipandang sebagai bagian dari pemrosesan data. Manajemen data akan menunjang pencapaian efisiensi aktivitas dalam proses menghasilkan informasi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen terutama mengenai informasi aktivitas dan informasi kebijakan manajemen.

4. Pengendalian Data

Fungsi pengendalian data mempunyai dua tujuan dasar: (1) untuk menjaga dan menjamin keamanan aset perusahaan, termasuk data, dan (2) untuk menjamin bahwa data yang diperoleh akurat dan lengkap serta diproses dengan benar. Berbagai teknik dan prosedur dapat dipakai untuk menyelenggarakan pengendalian dan keamanan yang memadai.

5. Penghasil Informasi

Fungsi penghasil informasi ini terdiri atas tahapan pemrosesan informasi seperti penginterprestasian, pelaporan dan pengkomunikasian informasi.

Aplikasi Pengolahan Data Keuangan SMAN 1 Pakem Sleman Jogjakarta

Aplikasi Pengolahan Data Keuangan dibuat untuk mendukung kegiatan di SMAN 1 Pakem Sleman Jogjakarta. Sistem Pengolahan yang telah ada dianggap belum terstruktur. Siswa maupun orangtua siswa belum dapat melihat penggunaan anggaran sekolah yang bersifat umum secara langsung. Di dalam aplikasi ini terdapat pengolahan data siswa, pengolahan data program kerja APBS, pengolahan data pembayaran masingmasing siswa, pengolahan data transaksi, dan pembuatan laporan. Pengolahan data siswa meliputi input data siswa (NIS, nama, dan kelas), detail pembayaran yang telah dilakukan siswa, dan hapus siswa. Pengolahan data program kerja meliputi pembuatan program kerja, menetapkan besarnya biaya masing-masing program, serta asal darimana biaya program tersebut diperoleh.

Pengolahan data pembayaran siswa per kelas adalah menetapkan pembayaran yang harus dilakukan siswa sesuai dengan kelasnya, dari data inilah diperoleh data detail mengenai pembayaran yang dilakukan siswa pada pengolahan data siswa. Pengolahan data transaksi adalah pengolahan terhadap transaksi pemasukan dan pengeluaran. Pemasukan berasal dari Pemerintah dan komite sekolah. Komite Sekolah di sini meliputi pemasukan yang berasal dari pembayaran siswa. Pengeluaran yang dibahas meliputi pengeluaran yang dipergunakan untuk program kerja sekolah, seperti biaya pembangunan fisik, biaya pembangunan non fisik, serta biaya operasional sekolah. Pembuatan laporan didapat dari data transaksi yang terjadi selama 1 tahun ajaran. Batasan Aplikasi Pengolahan Data Keuangan yang dibicarakan di sini, dibatasi dengan tidak membahas perhitungan rinci tentang pengeluaran dalam hal penggajian guru dan karyawan. Sistem ini dibangun untuk digunakan lingkungan internal di SMAN 1 Pakem terutama di bagian Tata Usaha yang terlibat dalam data keuangan.

Sistem yang dibuat berbasis web. Sistem ini menggunakan bahasa pemrograman PHP, dan MySQL sebagai basis datanya. Metode yang digunakan untuk mengerjakan aplikasi ini adalah model linear sequential yang meliputi analisis kebutuhan perangkat lunak, desain, generasi kode, dan pengujian.

Referensi

Dikutip dari “Report of The Committee on Accounting and Information System,” in Committee Reports: Supplement to Vol. XLVI of the Accounting Review (Evenston, III: American Accounting Association, 1971, p.290)